Hoy en día que se habla de la movilidad, big data, Cloud, internet de las cosas,
transformación digital, redes sociales entre otras, todos estos avances
tecnológicos creado por países desarrollados para el cambio de la vida de las
personas así como de las organizaciones. Nos hemos puesto a pensar qué han
tenido que hacer estos países desarrollados para hacer hoy en día lo que son, y
dar al mundo sus avances tecnológicos.
Japón es uno de los países que han contribuido en estos cambios, los
japoneses para llegar a ser el país que es, primero tuvieron que transformar
sus industrias para hacerlas más operativas y productivas con cero error en sus
procesos. He ahí el mejor ejemplo de transformación para una buena gestión en
nuestras organizaciones de diversa índole, tales como, empresas industriales o
empresas de servicios entre otras.
Comenzaremos con lo primero que tuvieron que realizar las empresas
japonesas en los años 60 en un entorno industrial de crecimiento, de implementar
una metodología como las 5S con el objetivo
de lograr áreas de trabajo, mejor organizados más ordenados y más limpios de
forma permanente con una mejora continua para conseguir una mayor productividad
y un mejor entorno laboral.
Esta metodología que dio buenos resultados a este país y lograr ponerlo en
el lugar que esta, podemos llevarla a nuestra realidad e implementarlas en las
diferentes áreas de nuestro departamento de TI de nuestra organización para
obtener el mismo resultado.
Áreas del departamento de TI:
Mediante el conocimiento e implementación de esta metodología se pretende crear
una cultura organizacional que facilite, por un lado, el manejo de los recursos
de la organización, y por otro la mejora de los diferentes ambientes laborales,
con el propósito de generar un cambio de conductas que repercutan en un aumento
de la productividad y el bienestar general.
A continuación se resumen los objetivos de la metodología de las 5S para luego explicar como podemos
implementarlas en nuestra organización TI.
Denominación
|
Concepto
|
Objetivo particular
| |
|---|---|---|---|
Español
|
Japonés
| ||
| Clasificación | 整理,Seiri | Separar innecesarios | Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil |
| Orden | 整頓,Seiton | Situar necesarios | Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz |
| Limpieza | 清掃,Seiso | Suprimir suciedad | Mejorar el nivel de limpieza de los lugares |
| Estandarización | 清潔,Seiketsu | Señalizar anomalías | Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden (Señalizar y repetir) Establecer normas y procedimientos. |
| Mantener la disciplina | 躾,Shitsuke | Seguir mejorando | Fomentar los esfuerzos en este sentido |
1.- Clasificación: Separar innecesarios
Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de
trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos,
evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo
lo necesario.
En la práctica para la realización esta primera fase es
muy importante involucrar a las personas que están realizando el trabajo, y
determinar en quipo los necesario de lo innecesario, siendo realistas y
practico, estas definiciones claras será la base para salir de safari en sus
áreas de trabajo para identificar los elementos necesarios e innecesarios
etiquetándolos claramente y analizando la causas de su aparición, y conservar
solo lo que se necesita.
2.- Orden: Situar necesarios
Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos.
Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden,
identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el
lema “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. En esta etapa se
pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las
pérdidas de tiempo como de energía.
En la práctica podemos utilizar en nuestras diferentes áreas
de trabajo, documentando todo lo que realizamos para tener una visión clara
para su posterior mantenimiento.
3.- Limpieza: suprimir suciedad
Una vez despejado y ordenado el espacio de trabajo, es mucho más fácil
limpiarlo. Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en
realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que
todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El
incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso
anomalías o el mal funcionamiento de las herramientas.
En la práctica establecer en un procedimiento individual
para cada línea de trabajo y que personas tiene que hacer el mantenimiento con
que periodicidad en cuanto tiempo, en que caso y con qué elementos (herramientas)
tiene que realizarlo
4.- Estandarización:
señalizar anomalías
Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas
sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de
las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa
se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse
cada día.
En la práctica debemos señalizar desviación del
funcionamiento correcto a simple vista, estableciendo un sistema para la recuperación ante las anomalías.
5.- Mantenimiento de la disciplina:
seguir mejorando
Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las
normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y
elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar,
hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el
sistema 5S pierde su eficacia.
Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar
ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los
objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se
modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.
Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable
de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal
implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.
En la práctica establecer una auditoria de la
implementación de la metodología, como apoyo utilizaremos listas de chequeos y
analizaremos la evolución de los indicadores establecidos que nos permitirán
priorizar las mejoras. Las desviaciones que se detecten en estas auditorías
servirán para que el equipo tras analizar sus causas proponga y ejecute las
acciones correctoras y preventivas necesarias.
Para la implementación de esta metodología en nuestras organizaciones, primero
hay que establecer una área piloto, para ver resultados rápidos y que se pueda
expandir claramente en todas las áreas y que influya la motivación a todo el
personal. Una vez establecido esta metodología como base ya estaremos preparados para
la implementación de otras buenas prácticas como ITIL, Cobit, CMMI entre otras.
Esto es como construir un buen edificio, se empieza con una buena base para
que soporte todos los pisos que se construyan en ella y puedan también soportar
cualquier movimiento sísmico de diferentes grados.
Espero haber contribuido en algo su conocimiento, para mejorar su gestión
dentro de su organización de TI.
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